Il Project Manager – o PM – è il professionista responsabile di un progetto, ovvero della sua pianificazione, dell’avviamento, dell’esecuzione, del controllo e della conclusione.
In particolare, il Project Manager stabilisce un piano strategico che consenta di raggiungere gli obiettivi predeterminati e pianifica nel dettaglio tutte le attività da svolgere, le coordina e le monitora.
Questo implica anche la gestione del budget e delle risorse materiali e immateriali necessarie per lo svolgimento del progetto e la gestione dei flussi relazionali e di comunicazione tra i membri del team.
Il Project Manager, inoltre, si assicura che vengano rispettati costi, tempi e qualità previste e monitora costantemente sia gli step intermedi sia i risultati raggiunti.
È chiaro che, per assolvere al suo compito, il Project Manager deve possedere specifiche doti, competenze e abilità, come il problem solving, la leadership, la capacità di analisi e di raccolta informazioni.
Inoltre, er riuscire nella sua azione, il Project Manager si avvale dell’aiuto di fondamentali strumenti professionali. Quali? Di seguito ti suggerisco i più importanti da inserire nella cassetta degli attrezzi!
Gli strumenti del Project Manager
Strumenti cari ai Project Manager sono le mappe mentali e le mappe concettuali.
Le mappe mentali rappresentano graficamente il pensiero e le connessioni che si stabiliscono e sono molto utili sia nella fase iniziale dell’ideazione del progetto, sia in quella di costruzione del team ed anche in fase di rielaborazione finale dell’esperienza da parte del team.
Le mappe concettuali, invece, sono una rappresentazione grafica dei concetti chiave e delle loro relazioni. Sono molto utili per definire le informazioni più importanti e per memorizzarle. Sono usate in fase di brainstorming e di ideazione del progetto, supportano il team e lo aiutano sia a comprendere con chiarezza il progetto sia a memorizzarlo.
Un Project Manager non può fare a meno neppure della Work Breakdown Structure (WBS), detta anche struttura di scomposizione del lavoro o struttura analitica di progetto.
La WBS consente al Project Manager di rappresentare e organizzare tutte le attività di cui è responsabile, distingue ogni singola fase, sotto-fase e struttura elementare e definendo anche le relazioni associativo-gerarchiche tra ognuna.
E, ancora, il Project Manager ha bisogno di due matrici e di tre diagrammi molto importanti per la sua attività.
Le matrici sono queste:
La matrice di assegnazione di responsabilità, detta anche RAM, Responsibility Assignment Matrix, che stabilisce chi fa cosa e aiuta sia a definire i costi del progetto sia a creare consapevolezza nel team.
La matrice di tracciabilità dei requisiti, che stabilisce quali requisiti di progetto occorre valutare e rispettare, chi sono gli stakeholders e cosa si aspettano dal progetto. L’individuazione dei requisiti, inoltre, consente di stabilire l’ambito del progetto.
I diagrammi utilizzati dai Project Manager sono questi:
Diagramma Pert, acronimo di Project Evaluation and Review Technique, è un’importante tecnica di pianificazione del progetto, che consente di descrivere in chiave reticolare le attività da svolgere e la loro connessione. È fondamentale anche perché permette di individuare i percorsi critici.
Diagramma di Gantt, che deve il suo nome all’ingegnere statunitense Henry Lawrence Gantt che lo ideò nel 1917. È uno strumento utile per descrivere i legami logico-temporali sia delle fasi del progetto sia delle singole attività.
Diagramma di causa ed effetto o diagramma di lisca di pesce o anche diagramma Ishikawa, dal nome dell’ideatore. È utilizzato, soprattutto durante i brainstorming, per analizzare e valutare le cause delle problematiche che si presentano nel corso dello svolgimento del progetto.
Altri strumenti di grande utilità per il Project Manager sono:
Il Workflow Management, che definisce l’organizzazione del processo decisionale in specifiche situazioni, come la gestione dei problemi che impediscono o rallentano l’avanzamento del progetto (issues), la gestione delle modifiche, l’approvazione di specifici documenti.
Il registro degli stakeholders, un documento di gestione che accoglie le informazioni relative ai soggetti coinvolti nel progetto e che deve contenere tre tipologie di informazioni: per l’identificazione, per la valutazione e per la classificazione degli stakeholders.
Il registro dei rischi, in cui il Project Manager tiene traccia di tutti i rischi incontrati e di come sono stati gestiti, inclusa la possibilità o meno che possa insorgere di nuovo in futuro.
Il registro dei problemi, dove tenere traccia di ogni issue che interviene durante il progetto, descrivendone ogni dettaglio, a cominciare da chi individua il problema fino alla risoluzione e alla possibilità che si ripresenti.
Il mercato, inoltre, oggi offre una serie di software gestionali molto utili all’attività del Project Manager, come Suite Cardinis, LibrePlan, Bugzilla, Open Proj, Project Libre, per citarne solo alcuni.
Altri tool per il project management
Oltre altri strumenti specifici analizzati in questo articolo, abbiamo già recensito nel blog alcuni tool molto noti che possono essere utilizzati anche nel Project Management per organizzare il tuo team di lavoro.
Tra gli altri sicuramente il più noto è Asana, un tool disponibile anche in versione gratuita, nato nel 2008 e commercializzato nel 2012 che ti permette di gestire e condividere team e progetti di ogni dimensione.
Poi abbiamo Trello, lo strumento di project management di semplice utilizzo, immediato e anche gratuito. Si tratta di una sorta di bacheca in cui puoi appuntare progetti e task in modo da organizzarli in flussi di lavoro.
Infine Toggl, l’app di time tracking, molto utile soprattutto se operi in Smart Working e se hai la necessità di misurare il tempo che spendi su un determinato progetto. Creata nel 2006 da Alari Aho e Krister Haav in Estonia, Toggl è molto efficace e di facile utilizzo.
I tuoi consigli
A questo punto del percorso nell’ambito del project management, hai qualche altro tool da suggerire? Se quotidianamente fai uso di uno strumento che non abbiamo analizzato, i commenti sono a tua disposizione per migliorare questo articolo.
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