Quante volte negli ultimi due o tre mesi ti è capitato di organizzare o di prendere parte a una videoconferenza? Sdoganate dalla diffusione dello Smart Working, le videoconferenze sono un’ottima soluzione per organizzare riunioni di lavoro a distanza, per confrontarsi su idee, argomenti o situazioni professionali, ma anche per studiare, per tenere lezioni e per vedere familiari e amici che sono distanti fisicamente.
Ma come organizzare una videoconferenza efficace? Di quali strumenti hai bisogno? Ti spiego come fare e in più ti suggerisco 5 consigli per una videoconferenza professionale.
Gli strumenti di cui hai bisogno per fare una videoconferenza
Organizzare una videoconferenza oggi è molto facile e accessibile. Tutto quel di cui hai bisogno è:
- Un dispositivo da cui connetterti. Può trattarsi di un computer, di un PC, di un tablet oppure di uno smartphone;
- Una connessione ad internet;
- Un software per videoconferenza. Si tratta di programmi – gratuiti o a pagamento – che ti permettono di organizzare e di tenere delle videoconferenze. Tra i tool gratuiti ti consiglio: Skype, Google Meet e Zoom. Tra i tool professionali a pagamento, GoToMeeting è quello più diffuso, semplice e accessibile.
Tutto quel che dovrai fare per organizzare la tua videoconferenza è scegliere il tool con cui vuoi tenerla, registrarti inserendo username e password, poi accedervi, invitare i partecipanti e avviarla.
Tutto molto semplice e veloce.
Come fare videoconferenze professionali
Nel caso di videoconferenze professionali è molto importante che tu sia ben organizzato per tenere una videoconferenza efficace e per predisporre l’ambiente ideale per raggiungere i tuoi obiettivi lavorativi.
Ti suggerisco 5 accorgimenti che devi avere.
1. Scegli il giusto tool per videoconferenza
Nel caso di videoconferenze professionali devi scegliere tool che ti garantiscano ottime prestazioni e un ambiente in cui è agevole esprimersi. Deve trattarsi di strumenti con funzionalità multi-schermo e di facile accessibilità.
Considera, inoltre, che – nel caso di videoconferenze professionali – potresti aver bisogno di registrare la riunione di lavoro. Se così fosse, devi scegliere anticipatamente un tool che ti permetta di registrare la videoconferenza e di fruirne successivamente, in qualsiasi momento.
GoToMeeting è un ottimo strumento!
2. Pianifica la tua videoconferenza
Vuoi che la tua videoconferenza sia davvero efficace e raggiunga gli obiettivi che ti sei prefisso? Devi pianificare! Cosa vuol dire?
Vuol dire che devi scegliere con largo anticipo una data e un orario e devi comunicarlo a tutti gli invitati, così che possano tenersi liberi per la riunione.
Ma pianificare vuol dire anche stilare una scaletta degli argomenti da trattare, delle idee di cui discutere, dei problemi da affrontare.
Avere delle linee guida da seguire è molto importante per non perdere di vista l’obiettivo che devi raggiungere.
3. Crea un ambiente di lavoro accessibile e piacevole
Quando scegli il tool con cui organizzare la videoconferenza, tieni conto anche di quanto è facilmente accessibile: quanti passaggi occorrono alle persone per entrare nella room e prendere parte alla riunione?
Di quali strumenti necessitano per poter usufruire delle funzionalità del tool?
L’ambiente, inoltre, deve essere gradevole e piacevole, deve mettere le persone a proprio agio perché solo in questo modo si sentiranno libere di esprimersi.
E proprio questo è fondamentale per il proliferare di idee, per la risoluzione efficace dei problemi, per la proficua organizzazione dei flussi di lavoro.
4. Qual è il valore della tua videoconferenza?
Quando organizzi una videoconferenza professionale e inviti le persone a partecipare devi comunicare loro qual è il valore che ne ricaveranno.
Perché devono investire il loro tempo e la loro attenzione in quest’evento?
Oltre al dovere professionale, infatti, è molto importante che le persone abbiano consapevolezza del vantaggio che ne riceveranno.
5. Comunica alle persone cosa è richiesto loro
Prima di prendere parte alla videoconferenza è opportuno che le persone sappiano cosa gli è richiesto fare.
Devono discutere il loro progetto? Devono aggiornare il team sugli avanzamenti compiuti? Devono esporre problemi comuni oppure dati ottenuti oppure idee da sviluppare?
Sii chiaro in anticipo e la tua videoconferenza professionale sarà vantaggiosa per tutti.
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