A partire dal 1 gennaio 2019 saranno introdotte importanti novità nei rapporti con fornitori e professionisti perché entrerà in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per tutti i possessori di partita IVA con qualche eccezione.
In cosa consiste? Quali sono i cambiamenti? Chi è interessato all’obbligo di fatturazione elettronica?
In questa mini-guida cercheremo di rispondere alle domande più comuni, iniziando a capire cos’è una fattura elettronica e come funziona, ad elencare chi è obbligato ad emetterla e chi invece è esonerato ma soprattutto cosa deve fare chi deve riceverla e cosa cambia nei rapporti con HostingVirtuale.
Chi è obbligato ad emettere una fattura elettronica?
La fatturazione elettronica è stata introdotta con l’obiettivo di contrastare l’evasione fiscale, effettuare verifiche fiscali più rapide e puntuali, automatizzare i controlli incrociati oltre che digitalizzare l’intero ciclo ordine-pagamento, cercando di ridurre i margini di errore.
Dal 1 gennaio 2019, sarà obbligatoria per queste categorie di imprenditori:
- i privati che operano nel B2B;
- i privati che operano nel B2C;
- i fornitori;
- gli intermediari;
- le Pubbliche Amministrazioni.
C’è, invece, qualche categoria esonerata dall’obbligo di fatturazione elettronica? Sì, come stabilisce la Legge di Bilancio 2018, ad essere esonerati dall’emissione della fattura elettronica sono quanti rientrano nel regime di vantaggio o regime dei minimi, quanti fanno parte del regime forfettario e i piccoli produttori agricoli.
Cos’è la fattura elettronica?
La fatturazione elettronica consiste nella produzione, nella trasmissione e nella conservazione delle fatture attraverso un sistema digitale. La fattura avrà formato XML (Extensible Markup Language), l’unico formato che renderà valido il documento.
Sarà quindi prodotta in forma elettronica e dovrà transitare attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate, che è destinato a ricevere le fatture, a verificarne la correttezza del formato e i contenuti, prima di inoltrarla al destinatario.
Ogni singola fattura è un file XML su cui chi la emette dovrà apporre obbligatoriamente la firma digitale. Si tratta di un servizio fornito da provider accreditati (in Rete ne trovi molti).
Quando il file sarà stato generato e firmato correttamente, dovrà essere caricato sul Sistema di Interscambio che lo elaborerà, lo verificherà e lo trasmetterà poi al destinatario. Se il processo andrà in porto, il mittente riceverà una notifica di avvenuta trasmissione.
Fatturazione elettronica: come funziona?
La prima cosa che devi tenere in considerazione è che la tua fattura deve necessariamente avere un formato XML. Come fare?
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione diversi servizi gratuiti per produrre la fattura elettronica in formato XML e, in ogni caso, potrai usare qualsiasi software che sia conforme alle specifiche tecniche indicate dal provvedimento del 30 aprile 2018.
Una volta emessa la fattura elettronica, dovrai firmarla digitalmente e trasmetterla al Sistema di Interscambio, che verifica i dati e le informazioni contenute e consegna la fattura al destinatario. Se i controlli hanno esito positivo, il SdI invia al mittente la ricevuta di recapito, in cui sono indicate la data e l’ora di consegna del documento.
Se i controlli effettuati dal SdI hanno un esito negativo, invece, la fattura è scartata e il mittente riceve una comunicazione di fattura non emessa.
Come trasmettere al SdI il file XML? Puoi farlo in diversi modi:
- puoi utilizzare il servizio online presente nel portale Fatture e Corrispettivi, dove potrai fare l’upload del file XML che avrai preventivamente prodotto e salvato sul PC;
- puoi utilizzare la procedura web gratuita messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate;
- puoi affidarti all’App Fattura messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate;
- puoi utilizzare la PEC (Posta Elettronica Certificata), inviando il file della fattura XML come allegato del messaggio al seguente indirizzo di posta elettronica: sdi01@pec.fatturapa.it;
- puoi utilizzare un canale telematico (FTP o Web Service) che devi aver preventivamente attivato con il Sistema di Interscambio.
Considera però che, adottando un software per la fatturazione elettronica, questo processo sarà del tutto trasparente ed automatizzato.
Dalla creazione del file XML, alla firma digitale, fino all’invio al Sistema di Interscambio e alla notifica dell’esito (positivo o negativo) a noi e al cliente verrà tutto gestito da un software di fatturazione che potrà essere su Cloud oppure da installare in locale sul tuo PC.
Non è ovviamente questa la sede per descrivere il software da utilizzare perché potrai consigliarti con il tuo consulente o con il tuo commercialista.
Da quello che abbiamo potuto verificare, per piccoli volumi può essere utilizzato senza problemi il sistema messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, altrimenti consigliamo di scegliere tra i più noti software in cloud.
Fatturazione elettronica: le fatture acquisto
Per poter scaricare le tue fatture acquisto, dopo l’entrata in vigore della norma, il 1 gennaio 2019, dovrai inserire il tuo indirizzo PEC oppure il Codice Destinatario sul portale dell’Agenzia delle Entrate e comunicare uno di questi due dati ai tuoi fornitori.
Cos’è il Codice Destinatario o Codice Canale?
E’ un codice univoco di sette caratteri alfanumerici (es. 6JXPS2J) che identifica il ricevente. Questo può essere o il destinatario della fattura elettronica ovvero la Partita IVA oppure un intermediario che si occupa di gestire per conto del cliente le fatture elettroniche e si occupa dello smistamento.
Dove trovo il Codice Destinatario?
Tale identificativo può essere richiesto solo dai soggetti titolari di un canale di trasmissione già accreditato presso il SdI per ricevere le fatture elettroniche e nei casi più comuni si tratta di aziende che forniscono software gestionali e quindi di fatturazione elettronica.
A chi e come comunicare la PEC o il Codice Destinatario?
Per ricevere direttamente le fatture elettroniche dai tuoi fornitori, devi comunicare un indirizzo PEC o il Codice Destinatario direttamente all’Agenzia delle Entrate utilizzando il solito portale Fatture e Corrispettivi sia ai tuoi fornitori.
Se nel portale dell’Agenzia delle Entrate hai inserito una PEC, dovrai compilare il Codice Destinatario con il valore “0000000” (sette zeri). Se non comunichi l’indirizzo PEC perché sei un consumatore finale oppure un operatore in regime di vantaggio o forfettario, potrai compilare solo il campo Codice Destinatario con il valore “0000000”.
Se invece fai uso di un gestionale, la software house ti avrà sicuramente comunicato il Codice Destinatario da comunicare all’AdE e ai tuoi fornitori.
La fattura elettronica emessa dai tuoi fornitori sarà quindi recapitata dal SdI all’indirizzo di posta elettronica certificata che avrai indicato nel portale oppure, grazie al Codice Destinatario, nel software gestionale che stai utilizzando.
Se non comunicherai il codice SdI al tuo fornitore, in fattura verrà inserito automaticamente il valore “0000000”. In questo caso però, il Sistema di Interscambio non riuscirà a consegnarti la fattura elettronica direttamente che verrà memorizzata automaticamente nel tuo cassetto fiscale.
Probabilmente il tuo fornitore ti invierà ugualmente una fattura di cortesia in pdf (o anche cartacea) ma ricorda che la fattura originale e quindi valida ai fini fiscali è solo quella elettronica che potrai consultare e scaricare dalla sua area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate (per gli operatori IVA tale area è denominata “Consultazione > Dati rilevanti ai fini IVA”).
Fatturazione elettronica con HostingVirtuale
All’interno del Pannello Clienti, a partire dal menu Account, troverai la voce Modifica Dati come puoi vedere nell’immagine seguente:
Dopo aver cliccato la voce di menu, in basso troverai una sezione riservata alla Fatturazione Elettronica dedicata ovviamente solo alle aziende italiane in cui potrai inserire i due dati, indirizzo di Posta Elettronica Certificata oppure Codice Destinatario:
Come abbiamo già chiarito, indicando l’email PEC, la fattura verrà recapitata a tale indirizzo mentre inserendo il Codice Destinatario o Codice SdI, verrà inviata automaticamente al sistema che utilizzerai per gestire tutto il ciclo di fatturazione, attivo e passivo.
La procedura per attivare una corretta fatturazione elettronica con HostingVirtuale è molto semplice. In quanto fornitori a noi occorre semplicemente uno di questi due dati che è possibile comunicarci solo ed esclusivamente tramite il pannello clienti.
Conclusioni
Riepilogando, quali sono le cose da fare per essere pronti a ricevere le fatture elettroniche da HostingVirtuale?
Ecco i punti principali a seconda della tipologia di cliente e del numero di fatture:
- Per ricevere le fatture devi avere una casella PEC attiva oppure un software che ti permette di gestirle oppure avere accesso al servizio di Cassetto Fiscale dell’Agenzia delle Entrate;
- Se hai deciso di utilizzare una PEC per ricevere le fatture puoi comunicarla utilizzando il pannello clienti e lasciando il Codice Destinatario di default uguale a 0000000;
- Se invece fai uso di un software gestionale, il tuo fornitore ti avrà comunicato il Codice Destinatario che puoi inserire nel pannello clienti lasciando vuoto il campo PEC;
- Infine ricordati di comunicare all’Agenzia delle Entrate la tua PEC o il tuo Codice Destinatario.
Per qualsiasi ulteriore informazione in merito alla fatturazione elettronica, il nostro supporto tecnico e amministrativo resta sempre a disposizione via email, via ticket o anche via chat.
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